Dans le monde des affaires en constante évolution, l’efficacité opérationnelle est essentielle. L’automatisation de la gestion du courrier, englobant le courrier électronique, les fax et même les colis, se profile comme une solution incontournable pour les entreprises modernes. Cette révolution technologique ne se limite pas à la simple réduction de la paperasserie, mais offre un moyen puissant d’optimiser les processus, de gagner du temps et d’améliorer la productivité.
Quels sont les avantages de l’automatisation du courrier entrant et sortant ? Pourquoi les entreprises doivent-elles automatiser la gestion du courrier ?
Dans cet article, des experts en support informatique répondent à ces interrogations en explorant les avantages et les applications de l’automatisation de la gestion du courrier en entreprise.
Pourquoi automatiser la gestion du courrier d’une entreprise ?
L’automatisation de la gestion du courrier simplifie le classement et la distribution du courrier. La personne responsable de la dématérialisation du courrier doit, dès réception de celui-ci, le numériser et l’indexer afin d’accélérer sa transmission en interne, moyennant un Logiciel de gestion courrier.
En interne, le courrier papier ou en ligne circule encore énormément mais il est nécessaire pour signer ou valider une transaction. La gestion manuelle du courrier entrant, sortant et interne implique un coût mais aussi un risque de perdre les documents sans compter la perte de temps considérable que cela engendre.
De même, le temps de traitement du courrier s’allonge et le risque de le voir distribuer au mauvais destinataire est accru. Face à ce constat, de plus en plus d’entreprises s’intéressent à l’automatisation de la gestion du courrier afin de réduire les coûts liés à ce poste qui peut représenter jusqu’à 10% du chiffre d’affaires.
La gestion électronique du courrier s’impose comme une solution pour fluidifier le traitement du courrier entrant, du courrier sortant et du courrier interne.
Ainsi, cette solution apporte :
- Un gain de temps important à chaque étape du traitement du courrier
- Un gain de productivité globale de l’entreprise
- Une accélération du temps de réponse aux interlocuteurs
- Une amélioration de la satisfaction client
- Une fluidité entre chaque service
- Une économie sur le coût du papier et de l’impression
Les avantages de l’automatisation du courrier au sein de l’entreprise
La gestion du courrier entrant comprend les documents de type courriers divers, les bons de commande clients, les courriels, les contrats… . La gestion des courriers sortants concernant les factures clients, les bons de livraison, les commandes fournisseur, les bulletins de paie…
En outre, utiliser des plieuses papier est un outil indispensable dans l’automatisation de la gestion du courrier, aidant les entreprises à optimiser davantage leurs processus. Ces machines intelligentes prennent en charge le pliage précis et rapide des documents, garantissant une présentation soignée et professionnelle. En plus de simplifier la tâche manuelle du pliage, la plieuse papier contribue à accélérer la distribution des documents en préparant efficacement le courrier pour l’envoi.
1. Gain de Temps Précieux
L’automatisation de la gestion du courrier élimine la nécessité de trier manuellement les documents physiques, de gérer les fax papier et de suivre les colis entrants. Les systèmes automatisés peuvent trier et organiser les courriers électroniques, les fax et les notifications de colis, les acheminant directement aux destinataires appropriés sans intervention humaine. Cela permet aux employés de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, améliorant ainsi l’efficacité opérationnelle et permettant un traitement plus rapide des demandes clients et partenaires d’affaires.
2. Réduction des Erreurs et Amélioration de la Précision
L’automatisation réduit considérablement le risque d’erreurs humaines. Les systèmes de gestion du courrier automatisés garantissent que chaque document est acheminé vers le bon destinataire, réduisant ainsi les erreurs de distribution et les pertes de documents. De plus, dans le cas des colis, l’automatisation offre un suivi précis de chaque envoi, assurant ainsi la traçabilité complète des marchandises et la satisfaction du client.
3. Gestion Centralisée et Accessibilité Accrue
Avec l’automatisation de la gestion du courrier, toutes les communications entrantes sont centralisées dans un seul système. Cela signifie que les employés peuvent accéder rapidement et facilement à tous les courriers, fax et notifications de colis à partir d’une plateforme unifiée, que ce soit au bureau, en déplacement ou en télétravail. Cette accessibilité accrue améliore la collaboration interne, permettant aux équipes de travailler de manière plus coordonnée et efficace, indépendamment de leur emplacement physique.
4. Renforcement de la Sécurité et Conformité
L’automatisation de la gestion du courrier renforce la sécurité des données en minimisant les risques liés à la perte ou au vol de documents physiques. De plus, les systèmes automatisés peuvent être coanfigurés pour respecter les normes de confidentialité et de conformité en vigueur, garantissant ainsi que toutes les communications sont traitées conformément aux réglementations en vigueur. Cela renforce la confiance des clients et protège l’entreprise contre d’éventuelles sanctions liées à la confidentialité des données.
Les étapes de la gestion du courrier dématérialisé
La solution informatique identifie automatiquement les données clés indiquées sur le courrier : l’expéditeur, le destinataire, la date, l’objet du courrier et le degré de l’importance et de l’urgence.
- Par la suite, le logiciel classe et renomme le courrier selon une charte bien définie.
Dans le contexte de l’automatisation de la gestion du courrier, l’utilisation de machines à affranchir joue un rôle essentiel. Ces machines offrent la flexibilité nécessaire pour ajuster les tarifs d’affranchissement en fonction des exigences postales en constante évolution. Parallèlement à l’automatisation du courrier, la gestion des cartouches d’encre pour les machines à affranchir est tout aussi cruciale.
Disposer de cartouche encre machine à affranchir neopost garantit un fonctionnement continu de la machine, évitant ainsi les interruptions dans le processus d’affranchissement. Il est important de s’approvisionner en cartouches compatibles et fiables pour assurer une qualité d’impression optimale et une durabilité à long terme des équipements.
- L’impression et l’affranchissement au Cœur de l’Automatisation
Les tâches chronophages de l’impression du courrier, de la mise sous pli et de l’affranchissement n’ont plus lieu d’être. Le courrier sortant est capté via une imprimante virtuelle et est traité selon le choix de l’administrateur : envoi via centre éditique ou envoi par mail.
- L’automatisation de la gestion du courrier permet de suivre et rechercher facilement les courriers
L’administrateur peut suivre en temps réel le traitement du courrier. Il peut aussi relancer les tâches non exécutées et faciliter la recherche d’une information.
Les logiciels d’automatisation du courrier offrent la possibilité de les trier par tendance comme faire ressortir quel type de réclamation client revient le plus souvent.
- L’automatisation de la gestion du courrier permet de sécuriser les courriers
L’automatisation de la gestion du courrier apporte également de la sécurisation. Comme elle suit un processus, le risque de courrier perdu ou mal adressé est réduit. L’automatisation de la gestion du courrier est généralement associée à une solution de sauvegarde sécurisée.