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La gestion manuelle du courrier entrant et sortant tels que les fax, les courriels, les lettres ou les colis, engendre des coûts opérationnels importants et ralentit la productivité d’une entreprise. Avec la transition numérique des entreprises et la dématérialisation des documents, mettre en place une gestion automatisée du courrier s’impose d’elle-même.
Quels sont les avantages de l’automatisation du courrier entrant et sortant ? Pourquoi les entreprises doivent-elles automatiser la gestion du courrier ?
Des experts en support informatique répondent à ces interrogations dans cet article !
Les avantages de l’automatisation du courrier au sein de l’entreprise
La gestion du courrier entrant comprend les documents de type courriers divers, les bons de commande clients, les courriels, les contrats… . La gestion des courriers sortants concernant les factures clients, les bons de livraison, les commandes fournisseur, les bulletins de paie…
En interne, le courrier papier ou en ligne circule encore énormément mais il est nécessaire pour signer ou valider une transaction. La gestion manuelle du courrier entrant, sortant et interne implique un coût mais aussi un risque de perdre les documents sans compter la perte de temps considérable que cela engendre.
De même, le temps de traitement du courrier s’allonge et le risque de le voir distribuer au mauvais destinataire est accru.
Face à ce constat, de plus en plus d’entreprises s’intéressent à l’automatisation de la gestion du courrier afin de réduire les coûts liés à ce poste qui peut représenter jusqu’à 10% du chiffre d’affaires.
La gestion électronique du courrier s’impose comme une solution pour fluidifier le traitement du courrier entrant, du courrier sortant et du courrier interne.
Ainsi, cette solution apporte :
- Un gain de temps important à chaque étape du traitement du courrier
- Un gain de productivité globale de l’entreprise
- Une accélération du temps de réponse aux interlocuteurs
- Une amélioration de la satisfaction client
- Une fluidité entre chaque service
- Une économie sur le coût du papier et de l’impression
Pourquoi automatiser la gestion du courrier entrant et sortant d’une entreprise ?
L’automatisation de la gestion du courrier simplifie le classement et la distribution du courrier. La personne responsable de la dématérialisation du courrier doit, dès réception de celui-ci, le numériser et l’indexer afin d’accélérer sa transmission en interne, moyennant un Logiciel de gestion courrier.
Les étapes de la gestion du courrier dématérialisé
La solution informatique identifie automatiquement les données clés indiquées sur le courrier : l’expéditeur, le destinataire, la date, l’objet du courrier et le degré de l’importance et de l’urgence.
Par la suite, le logiciel classe et renomme le courrier selon une charte bien définie.
Enfin, le courrier numérique est distribué aux destinataires concernés. Ces derniers reçoivent un mail ou une notification à travers un tableau de bord personnel. Le destinataire peut répondre à son expéditeur en toute sécurité.
L’automatisation de la gestion du courrier supprime l’impression et l’affranchissement
Les tâches chronophages de l’impression du courrier, de la mise sous pli et de l’affranchissement n’ont plus lieu d’être. Le courrier sortant est capté via une imprimante virtuelle et est traité selon le choix de l’administrateur : envoi via centre éditique ou envoi par mail.
L’automatisation de la gestion du courrier permet de suivre et rechercher facilement les courriers
L’administrateur peut suivre en temps réel le traitement du courrier. Il peut aussi relancer les tâches non exécutées et faciliter la recherche d’une information.
Les logiciels d’automatisation du courrier offrent la possibilité de les trier par tendance comme faire ressortir quel type de réclamation client revient le plus souvent.
L’automatisation de la gestion du courrier permet de sécuriser les courriers
L’automatisation de la gestion du courrier apporte également de la sécurisation. Comme elle suit un processus, le risque de courrier perdu ou mal adressé est réduit.
L’automatisation de la gestion du courrier est généralement associée à une solution de sauvegarde sécurisée.
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